Make your own free website on Tripod.com

CATATAN MATA KULIAH

OLEH : Drs.Agus Salim

Mata Kuliah :

MANAJEMEN DOKUMENTASI

Nilai kegunaan yang paling rendah adalah nilai kegunaan sementara dengan dengan demikian nilai prmanen. Rentangan nilai dapat ditentukan yang terkecil (1) yang terbesar 5. namun bila dirubah 1 s/d 10 tergantung pada organisasi yang bersngkutan/besar kecilnya organisasi tergantung pada aktivitasnya. Penyusutan tentang pelaksanaan keputusan nyusut pada pemusnahan dan pemindahan arsip nasional.

Proses penyusutan antara lain :

  1. Pemindahan terjadi dari penelolaan.

Tujuannya :

  1. Adalah penyimpangan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisasi, sedangkan untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya. Dan juga dapat pola-pola kombinasi.

 

PENILAIAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

Prinsip-Prinsip Penilaian

  1. Prinsip manfaat
  2. Dilakukan secara teratur yang memungkinkan dicek pada setiap saat sehingga dapat diketahui apakah sistem arsip yang dilakukan sudah cukup baik atau apakan perlu perubahan terhadap sistem yang dipakai

  3. Prinsip Kecepatan
  4. Karena kearsipan adalah salahsatu saluran yang menuju kesumber informasi bagi kegiatan suatu organisasi maka dengan manajemen informasi sistem informasi yang diperlukan harus mempunyai tingkat keteraturan yang memadai serta ketepatan waktu apabila diperlukan.

  5. Prinsip Efisiensi

Penilaian kearsipan adalah merupakan satu keputusan tentang apakah suatu kearsipan itu baik, apakah masihd apat dipertahankan sistem tersebut atau tidak, apakah masih perlu dirubah kepada yang lebih baik sehingga lebih efisien.

  1. Angka kecermatan

Angka perbandingan jumlah warkat yang tidak ditemukan dengan jumlah yang ditemukan yang dinyatakan dengan persentase atau

Untuk menetukan apakah cukup pailit untuk jenis arsip yang dikelolah oleh organisasi tersebut.

Apabila angka kecermatan menunjukan diatas 3 % maka kearsipan tersebut perlu ditinjau kembali dan bila perlu diganti. Administrasi kearsipan disebut baik apabila angka kecermatan menunujkan angka 1 %.

PENGAMATAN DAN PEMELIHARAAN

Pengamanan Arsip

Untuk arsip melik negara menurut UU. No. 71 tahun 1971 tentang ketentuan pidana yang menyangkut pengamatan informasi. Hal ini terdapat pada pasal 11 UU. No. 7 tahun 1971 yang berbunyi :

  1. Barang siapadan yang melawan hukum memiliki arsip sebagaimana pasa 1 UU. No. 7 tahun 1971 daoat dipidana penjara maksimal 10 tahun
  2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana pada pasal 1 No. 1 tahun 1971 UU No. 7 yang dengan sengaja membertahukan hal-hal tentang isi naskah tersebut kepada phak ke 3 maka yang merahasiakan tersebut dapat dipidana penjara 1 tahun/seumur hidup. Dengan adanya ketentuan tersebut untuk mengamnakan arsip dari segi informasi.

Arsip Milik Negara

Pengamanan dari segi hukum diatur dengan hukum dagang/pidana secara fisik semua arsip harus diamankan dari kerusakan yang bila terjadi karena faktor internal dan eksernal.

Kerusakan dari segi internal :

Kerusakan dari segi eksternal

  1. pemindahan arsip statis kearsip nasional
  2. pemindahan arsip yang tidak dipakai ketempat pemusnahan atau dengan cara lain. Pemindahan arsip kepusat penyimpanan arsip dengan cara penyiangi asip yang telah habis jangka waktu penyimpanan dan tidak dapat dipergunakan lagi.

Dengan penyiangi arsip akan diperoleh :

  1. arsip yang akan dipindahkan terpusat penyimpanan
  2. arsip yang yang harus dimusnahkan/dikirim kearsip nasional

Pemindahan arsip kepusat nasional tidak dapat dilakukan lembar demi lembar tetapi pebekas. Didalam pemindahan arsip keunit pengelolah kepusat penyimpanan perlu disiapkan perlengkapan older, box, dan tali.

Dalam pemindahan arsip berisi :

    1. nama unit pengelola
    2. pokok masalah
    3. macam-macam arsip
    4. keadaan fisik arsip
    5. jumlah berkas.

Berita acara pemindahan arsip yang tak berguna/tidak berfungsi dapat dimusnahka

Pemindahan arsip kearsip nasional dengan caa : menyeleksi arsip yang bersifat permanen. Untuk mengetahui nilai permanen/sementara dengan meemriksa jadwal retensi/melalui jangka waktu penyimpanan baik sebagai arsip/non aktif arsip yang telah habis maka penyimpannnya haus dipindahkan tepi tidak semua arsip yang habis jangka penyimpannnya yang harus dipindahkan.

Masalah pemusnahan arsip

Pemunahan arsip/dokumen menghapus keberadaan keuanyadari tempat penyimpanan arsip. Hal ini adalah tindakan menghancurkan secara fisik. Arsip/dokumen yang sudah berakhir dan tidak memiliki nilai. Penghancuran arsip tidakdilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya..

Cara pemusnahan arsip.

  1. dengan membakar arsip
  2. penghancuran dengan bahan kimia
  3. pencacahan arsip dengan pencacahan arsip.

Arsip yang sudah habis masanya telah dimusnahkan tidak dibenarkan dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.

Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain :

  1. membuat daftar arsip yang digunakan
  2. membuat berita acara pemusnahan
  3. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.

Apabila diadakan penyusutan maka terjadi pemindahan arsip dan akan terjadi penelitian terhadap arsip/dokumen, bagi arsip yang tidak berguna/tidak berfungsi dapat dimusnahkan. Pengaturan tata laksana keterangan/informasi dalam rangka efisiensi kerja perlu direncanakan pengaturan arsip/dokumen sebaik mungkin termasuk pemusnahan tadi. Hal ini perlu diingatkan sebab orang mungkin sering lupa bahwa tiap organisasi dalam kegiatannya selalu menciptakan warket-warket/bentuk lain yang menjadi barng simpanan yang pada akhirnya membutuhkan ruangan/tempat penyimpanan yang banyak maka disinilah diprlukan pemusnahan agar ruangan tidak diperlukan warket-warket/dokumen yang tidak diperlukan lagi. Sudah barang tentu melalui pedoman dan pengaturan karena banyaknya petugas arsip yang tidak tahu cara mengelola arsip mereka dengan pengetahuan arsip secara sederhana, maka tiap pengelola harus dibekali :

  1. pengetahuan warket/dokumen
  2. menentukan macam-macam metode
  3. syarat-syarat petugas kearsipan
  4. pengetahuan untuk mengetahui angka pencermata/angka
  5. pengtahuan bidang-bidang metode khusus dibidang kearsipan
  6. cara membuat jadwal retensi untuk arsip yang disimpan
  7. cara menumbuhkan nilai kegunaan arsip/dokumen
  8. cara pemindahan/pemeliharaan arsip
  9. melakukan pemusnahan arsip

Sebagai bahan kajian untuk organisasi perlu meningkatkn pengamaan dibidang kearsipan, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi organisasi. Jangan sampai petugas dengan mudah membakar dokumen kerena tindakan tersebut harus memenuhi prosedur, hal ini perlu diperhatikan bagi kantor yang belum mempunyai aturan.

Sehubungan dengan peraturan no. 7 tahun 1971, ada pula surat-surat edaran no 1,2,3/ED/ tanggal 6 November 1971 yang menyangkut arsip dokumen keuangan sebelum dimusnahkan harus dipertimbangkan :

    1. apakah dokumen tersebut diperiksa/diperitikasi hal-hal yang dapat memberikan petunjuk kearah pencemaran.
    2. Apakah peraturan perundangan yang melarang pemusnahan dokumen tersebut mengandung nilai sejarah.
    3. Apakah dokumen tersebut sudah tidak mempunyai kekuatan pembuktian.

Sebenarnya perlu diketahui sejak sebelum kemerdekaan yaitu 19 Oktober 1941, telah ada usul-usul ada persetujuan dari zaman Belanda tetapi karena pecah Perang Dunia ke-2 tidak sempat diberlakukan. Namun bila dibandingkan segala peraturan perundangan pada Zaman Hindia Belanda dahulu maka UU kearsipan tahun 1971 sudah jauh lebih maju terutama mengenai ketentuan :

    1. pengertian kata arsip
    2. perbedaan arsip dinamis dan statis
    3. tugas terhadap pemerintah serta penertiban.
    4. Pengaturan dan pengawasan terhdap tenaga kearsipan tersebut serta kedudukan hukum, kewenangan tenaga kearsipan tersebut.
    5. Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsi dalamlingkungannya.
    6. Organisasi kearsipan di indonesia dengan dibentuknya arsip nasional dan arsip daerah
    7. Ketentuan pidana, barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip dapat dipidana dengan pidana penjara 10 tahun. Dan barang siapa dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada kita yang tidak berhak mengetahuinya sedangkan ia wajib merahasiakan hal-hal tersebut dipidana dengan pidana penjara seumur hidup/penjara pidana selama-lamanya 20 tahun. Pidana dalam pasal tersbut adalah kejahatan.

Juga dalam tahun 1961 telah ditangani dan diatur tugas kewajiban dan lapangan dokumen dan perpustakaan yaitu dengan dikeluarkan Kepres No. 20 tahun 1971, dimana dalam perturan tersebut iputuskan :

  1. yang dimaksud dengan dokumentasi adalah dokumen pustaka
  2. tugas dan kewajiban dokumen menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan sebagai kegiatan manusia untuk ini mengumpulkan.
  3. pada tiap-tiap departemen, jawatan-jawaan dan jabatan pemerintah, kewajiban dokumen dibatasi meliputi keterangan-keterangan penegtahuan dilingkungan masing-masing.
  4. pekerjaan dokumentasi meliputi menyediakan keterangan-keterangan yang dikutip, disadur, diterjemahkan, disaring, difotocopy, direkam dari segala dokumen pustaka. Memberitahukan keterangan-keterangan tersebut,atas permintaan menyusun suatu dokumen baru.
  5. sistem metode teknik dokumentasi dilakukan secara seragam menurut ketentuan pemerintah.

TUGAS DAN KEWAJIBAN PERPUSTAKAAN

Telah ditetapkan perundang-undangan :

  1. mengumpulkan, menyusun, memelihara buku-buku dan dokumen pustaka dengan maksud untuk menyediakan bagi keperluan pengetahuan, penyelidikan, pengajaran dan keperluan lain yang sejenis. Bahan-bahan tersebut diproses dari tukar menukar
  2. ditiap-tiap departemen, jawatan-jawatan dan badan pemerintahan daapt diadakan bagi perpustakaan dengan tugas tersbut diatur tadi (a) disamping itu memerlukan semua jenis penertiban jenis masing-masing menyelenggarakan kerjasam dan tukar menukar antara perusahan dan kerjasam dengan siapapun, untuk penyempurnaan perpustakaan.
  3. Apabila dianggap perlu maka bagian dokumentasi dan perpustakaan dapat digabungkan. Perundang-undangan yang akandatang sepatutnya diciptakan secara objektif dan hati-hati sehingga benar-benar dapat dilakukan secara wajar.

PEMAHAMAN TENTANG FILE LAPORAN

Sebuah dokumen yang beraneka ragam perlu dibaca dan disimpan baik sebab apabila suatu ketika keterangannya sangat diperlukan mudah ditelusuri dan ditemukan kembali. Penyataan, penyimpanan, pengawasan dan pemusnahan dokumen adalah ragam file objek dokumentasi perpustakaan.

yang memang pad zaman dahulu faktur-faktur, kwitansi-kwitansi, surat-surat yang selalu diikat atau dibundel dengan memakai benang, tali dll.

File terdiri dari :

  1. file/arsip aktif yang terdapat pada unit kerja administrasidan masih dipergunakan dalam proses penyelesaiannya.
  2. record/arsip non aktip yang jarang digunakan karena sudah diproses/sudah menurun kegunaannya.
  3. arsip/arsip statis secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara. Nilai kegunaannya sangat penting untuk dipergunakan generasi penerus bangsa dimasa-masa yang akan datang.

Pengertian lain fail :

  1. Fail : lemari berlaci untuk menyimpan dokumen
  2. fail : arsip kumpulan dokumen yang disimpan
  3. fail : memasukkan dokumen secara sistematis
  4. fail : pengertian dan penyusunan dokumen secara sistematis.

Sumber fail dokumen dapat berujud lembaran, rekaman piring dan buku-buku. Fail dokumen berkalah meliputi :

  1. majalah, surat kabar, buletin, annal dan analisis

yang termasuk kedalam fail yang berkala meliputi :

buku, referensi, monografi, miografi, atlas, brosur, pamlet

maka secara umum objek sasaran sumber fail dapat dikelompokkan

    1. majalah diterbitkan secara berkala. Ciri-ciri majalah adalah penerbitnya, wujud, sifat, isinya dan sasarannya.
    2. Surat kabar adalah lembaran kertas yang memuat semua warket-warket berita yang diterbitkan secara brkala tetapi tidak mirip seperti majalah dan buku.
    3. Ciri-ciri kabar sama dengan majalah hanya sifatnya saja aktual, universal.

    4. Sedangkan buletin: siaran kilat, sifatnya aktual, objektif dan sasarannya tidak umum.
    5. Annal, riwayat perkembangan benda sejarah, perkembangan kegiatan perusahaan.
    6. Analis buku tahunan tentang laporan lengkap bidang aktivitas suatu lembaga tertentu
    7. Ciri-ciri penerbitnya ; suatu badan usaha yang mendapat izin sedangkan wujudnya dijilid tetapi sangat tipis sifat isinya kemajuan badan usaha dalam1 tahun. Sasaran ; suatu badan usaha.

    8. Buku merupakan dokumen ada yang bersifat ekster dan umum yang terdiri dari beberapa helai kertas, yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, indeks dan lain-lain dan dijilid.

Ciri-cirinya; penerbit badan usaha, jangka penelitian, tidak menentu, bentuk/ jumlah gos. Tidak berjilid/tidak sasarn : masyarakat umum, referensi (buku) tahunan, buku petunjuk dan pedoman. Laporan formulis/data : suatu bidang yang sangat penting sebagai bahan laporan ilah bidang yang menangani blanko formulir.

Laporan penggunaanya merupakan suatu keharusan bagi unit kerja bagian dokumen.

Laporan yang paling penting dalam blanko laporan formulir yang digunakan mendapatkan apa yang sudah dilakukan/dipelukan unit kerja bagian dokumen. Untuk mencapai tujuan ini diperlukan blanko formulis yang dipergunakan dan data-data khusus mengenai isi blanko tersebut.

Tekhnik penggunaan blanko formulir :

  1. adanya kesatuan formulir
  2. adanya perubahan pemakaian bglanko formulir
  3. mengklasifikasikan blanko formulir yang akan digunakan

Memusnahkan Arsip

Misalnya dengan cara disobek/dengan cara dengan baik.

Supaya arsip-arsip mempunyai nilai pakai tidak ikut dimusnahkan, maka arsip-arsip yang disimpan didalam gudang arsip hendaknya dicatat dalam buku inventaris arsip. Dalam menginventariskan arsip hendaknya dicatat antara lain :

  1. titel atau nama catatan/record, nama seri/kelompok golongan record/arsip
  2. nomor record/nomor arsip formulir daftar isian yang difail
  3. tanggal kronologis (yaitu tanggal mulai sampai dengan akhir daripada record didalam arsip
  4. cara memprodusernya maksudnya mencetak, mengetik, tulis tangan, tinta, pinsil.
  5. sistem failnya apakah kronologis, abjad
  6. sumber darimana asalnya,brapa copy/lembar cara penyebarannya apakah pos, perusahaan apakah beredear dan sebagainya.
  7. asli atau salinan
  8. dimana ditempatkan apakah dibagian atau diseksi atau diarsip dan sebagainya.
  9. frekuensi penggunaanya
  10. bentuk tempatnya apakah dirak, lemari, laci kabiret, kotak, arsip dll.
  11. nilai kegunaan bagi organisasi apakah vital, sangat penting, berguna, tidak penting, aktif, semi aktif atau tidak aktif
  12. ketentuan-ketentuanhukum/hubungan dengan kepentingan hukum
  13. cara-cara bentuk pengawetan yang diperlukan apakah mikrofilin, fotocopy dan sebagainya.
  14. ukuran ruangan atau tempat yng ditempati arswip jumlah arsip dalam pertiap meterkubik/perlemari/pertail
  15. bertambahnya kenaikan tempat atau ukuran setiap tahunnya didalam meter kubik atau permeter.
kembali ke awal